Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale

Fastsatt av byarkivaren 01.07.2019

Retningslinjene er utarbeidet med hjemmel i Lov om arkiv av 04.12.92 og Forskrift om offentlege arkiv av 15.12.17 nr. 2105 (arkivforskriften) §§ 13, 18, 20, 21 og 23.I delegasjon av fagfullmakter fra administrasjonssjef til Byarkivar pr. 01.04.2018 (BK360 18-2005) delegerer administrasjonssjefen følgende fagfullmakter på arkivfeltet til Byarkivaren:

  • Forvalte oppgaver som er hjemlet i LOV 1992-12-04 nr. 126: Lov om arkiv med tilhørende forskrifter.

Elektroniske arkiver omfatter elektroniske journal- og arkivsystemer, fagsystemer og alle andre elektroniske lagringssystemer og enkeltdokumenter som inneholder arkivinformasjon iht. arkivloven.

Plikt til å avlevere

  • Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine elektroniske arkiver til Bergen byarkiv.
  • Avlevering skal på forhånd være avtalt med Bergen byarkiv
  • Kostnadene ved avlevering og deponering skal dekkes av avgiver
  • Avgiver skal ikke slette grunnlagsdataene for arkivversjonen i sitt system før avleveringen er godkjent av Bergen byarkiv
  • Bergen byarkiv kan etter avtale utføre datauttrekk og avlevering mot refusjon av utgiftene

Tidspunkt for avlevering

  • Fra elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjennomføres avlevering når en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 13.
  • Dersom et system går ut av administrativ bruk, eller dersom et organ blir lagt ned eller opphører, skal det gjennomføres en avlevering fra hele systemet, jf. arkivforskriften § 18 og § 21.
  • Fra elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk avleveres når det er fare for at informasjonen går tapt, for eksempel ved overskriving eller konvertering.
  • Byarkivaren avgjør utover dette tidspunkt og tidsintervall for overføring av arkivversjoner fra det enkelte system

Gjennomføring av avlevering

  • Avlevering gjennomføres ved at data eksporteres/trekkes ut fra vedkommende system, og konverteres til et standardisert format godkjent av byarkivaren. Eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter skal også være konvertert til format godkjent av byarkivaren.
  • Med uttrekket skal det følge elektronisk dokumentasjon med oversikt over struktur og innhold for datauttrekket. Det skal også følge med dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette.
  • Ved avlevering og deponering skal Bergen byarkiv godkjenne arkivversjonen av det mottatte materialet. Når en avlevering er godkjent, overtar byarkivaren alt ansvar for arkivmaterialet og ansvaret for alt videre vedlikehold.
  • Avlevert elektronisk arkivmateriale kan ikke lånes tilbake til avgiver, men det kan utleveres kopi eller en formidlingsversjon av slikt materiale mot at avgiver dekker kostnadene ved det, jf. arkivforskriften § 23.
Laster...