Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordnet arkivansvar og fullmakter

Kommunen har plikt til å holde arkiver jf. § 6 i arkivloven

I Bergen kommune har Byrådet ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Byarkivaren

I Bergen kommune utøves arkivmyndigheten av byarkivaren på vegne av byrådet. Byarkivaren er leder for byarkivet med følgende oppgaver:

  • Utvikle og kontrollere kommunens arkivfunksjoner
  • Oppbevare, sikre og betjene de arkivsakene som ikke lenger trengs i den daglige forvaltningen
  • Fremme utnyttelsen av arkivsakene som kildemateriale for forvaltning og forskning
  • Motta og samle inn privatarkiver som er viktige for byen, og fremme kjennskapet til byens historie

Fagsjef for moderne arkiv

Ansvaret for utarbeiding, opplæring og oppfølging av arkivdanningsrutiner er delegert fra byarkivaren til fagsjef for moderne arkiv. I dette ligger blant annet ansvar for de elektroniske arkivene og arkivsystemene, samt ansvar for vedlikehold av arkivplan for Bergen kommune.

Ansvar for avsluttet elektroniske arkivinformasjon og digitalt sikringsmagasin (DSM) er subdelegert til fagsjef for moderne arkiv.

Leder for avdeling for depot og katalog

Ansvar for papirbaserte arkivavleveringer, arkivlokaler og arkivdepot er subdelegert til leder for byarkivets avdeling for depot og katalog.

Arkivleder i sentralarkivet

Byarkivaren har delegert ansvaret for daglig drift, personal og økonomi i kommunens sentralarkiv til arkivleder.

Arkivleder er leder for kommunens sentrale arkivtjeneste, og skal i samråd med fagsjef for moderne arkiv gi veiledning i arkivdanning og arkivoppbevaring innenfor sitt ansvarsområde. Arkivleder har rett og plikt til:

  • Å rapportere til byarkivaren om virksomheten til Sentralarkivet, og legge fram forslag til tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • Å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
  • Å utarbeide virksomhetsplaner for sitt ansvarsområde
  • Å sørge for at de aktive arkivene i kommunens sentrale dagligarkiv er forsvarlig oppbevart og sikret

Arkivleder har også disse oppgavene:

  • Å holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkivsektoren og om endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv
  • Å gi faglig veiledning til Sentralarkivets arkivpersonale og sørge for at medarbeiderne her får tilbud om å utvikle egen faglig kompetanse
  • Å gi nyansatte nødvendig opplæring

Arkivansvar i andre enheter

Leder for administrative enheter som er egne arkivskapere er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Dette ansvaret kan delegeres videre til egne arkivansvarlige.

Arkivtjenesten/arkivansatte

I arkivforskriften § 2-1, blir det fastsatt at arkivarbeidet i et offentlig organ hovedsaklig skal utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. I Bergen kommune er byarkivaren den overordnede arkivansvarlige, og byarkivet utgjør den sentrale arkivtjenesten. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver utenom byarkivet må forholde seg til den sentrale arkivtjenesten. Arkivtjenesten har følgende oppgaver:

  • Arkivtjenesten tar imot og journalfører inngående korrespondanse samt videresender for saksbehandling i virksomheten
  • Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående korrespondanse), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarer, notat, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående korrespondanse)
  • Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, som juridisk og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden
Laster...